MileWATCH

MileWATCH è un sistema di sorveglianza 24/7 che monitora e controlla continuamente le unità Milestone.
MileWATCH è costituito da tre pacchetti software: Server, Viewer e Batch.
Il software Server raccoglie i dati dalle unità Milestone all’interno del database MileWATCH e li manda al LIS (Laboratory Information System). Può anche essere configurato per mandare notifiche agli utenti appropriati, compresa la gestione tramite e-mail, messaggi di testo e telefonate.
Il software Viewer consente alla direzione di monitorare ogni unità collegata al server e consente di visualizzare e scaricare i processi e il registro degli eventi. Ciò elimina la necessità di scaricare le informazioni dalle unità Milestone su una chiavetta USB e caricarle su un PC.
Il software Batch consente al tecnico della macroscopia di scansionare ogni cassetta in un cluster di cestelli, assegnare cluster a un batch di cestelli e tracciare ciascuna cassetta per batch di cestelli durante la fase di elaborazione dei tessuti. I cluster possono essere creati in ciascuna stazione di dissezione, quindi combinati in un batch di rack per l’elaborazione dei tessuti. Quando si crea un cluster, ogni cassetta con codice a barre viene scansionata nel software di batch di MileWATCH. Quando si crea un batch di rack, viene eseguita la scansione di una sola cassetta di ciascun cluster nel software Batch prima di caricarla sull’unità Milestone per l’elaborazione dei tessuti. Il software Batch consente di creare un batch di rack e di completare l’elaborazione dei tessuti su processori non acquistati da Milestone, riducendo i colli di bottiglia associati all’elaborazione dei tessuti. Al termine dell’elaborazione dei tessuti, il software MileWATCH invierà una notifica via SMS, e-mail o telefonata per informare il gestore che l’elaborazione dei tessuti è completa.

MileWATCH offre la possibilità di creare una catena di campioni unica, dalla sala operatoria, conservando le prove dell’ID del caso, il rapporto di formalina utilizzato, la temperatura ed il tempo di trasporto fino al laboratorio di patologia.
MileWATCH raccoglierà anche i dettagli del protocollo di elaborazione dei tessuti e le informazioni finali sull’archiviazione e li invierà al LIS (Laboratory Information System) locale.
Il software MileWATCH fornisce un controllo esteso dello strumento dall’esterno del laboratorio con vista live delle schermate dell’unità. Ciò consente il monitoraggio remoto di ogni processo, compresa la processazione dei tessuti durante la notte e il giorno. Un avviso audiovisivo istantaneo fornisce assistenza 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana. Inoltre, consente a tutte le unità collegate al server un rapido trasferimento della documentazione di processo. Tutta la documentazione è correlata all’ID del caso paziente.
MileWATCH può essere impostato per inviare notifiche e-mail in tempo reale alle parti interessate, inclusa la direzione, fornendo tutte le informazioni necessarie per un’azione tempestiva al fine di garantire l’operatività  senza problemi. I destinatari possono essere personalizzati in base al tipo di notifica. Alla fine di un programma, come la processazione  dei tessuti, una notifica e-mail viene inviata automaticamente alla direzione e al personale assegnato delle necessità  principali (registro eventi e file registro) al personale di servizio e allo stato del protocollo.

Documentazione di processo accurata e precisa può essere automaticamente raccolta e trasferita direttamente dall’interfaccia del  MileWATCH al LIS attraverso la connessione LAN locale. Queste informazioni possono essere archiviate, recuperate e ordinate per ID caso.L’incredibilmente intuitivo software MileWATCH migliora ulteriormente le caratteristiche innovative delle unità Milestone e rende questo strumento la scelta migliore per rispondere all’esigenza di documentazione e tracciabilità.
Il database MileWATCH è completamente accessibile dal LIS, ma MileWATCH non richiede alcun accesso al database del LIS. Evitare l’accesso al database LIS da applicazioni esterne è molto importante per la gestione e la sicurezza IT.
Evitare l’accesso al LIS da MileWATCH significa che: non è possibile per il software MileWATCH modificare i dati nel LIS: non è possibile acquisire e informazioni sensibili dal LIS; non è possibile causare azioni indesiderate all’interno del database LIS tramite il software MileWATCH; MileWATCH non può causare azioni dannose all’interno del LIS. Ciò significa che è il LIS che può interrogare MileWATCH, mentre MileWATCH non invia nulla al LIS.

Si prega di leggere le seguenti parti di un articolo pubblicato che descrive in dettaglio i vantaggi del monitoraggio e della tracciabilità dei campioni nei laboratori di patologia anatomica.
Il tracciamento inizia con l’associazione di ogni risorsa da tracciare con un identificatore leggibile automaticamente. Le risorse rintracciabili in laboratorio includono richieste, campioni biologici dei pazienti e loro derivati ​​come blocchi di tessuto (cassette) e vetrini. Gli identificatori leggibili automaticamente sono codici a barre. I codici a barre consentono l’immissione rapida e accurata di un identificatore di risorse in un sistema di tracciamento, registrando la persona che esegue la scansione, la data / l’ora e potenzialmente la posizione in cui la risorsa è stata scansionata. Quando la scansione è associata a una modifica dello stato del campione (ovvero contrassegnare un blocco come incorporato), il campione può essere monitorato attraverso la sua produzione e l’utilizzo in laboratorio. Esistono diversi buoni motivi per implementare il monitoraggio. I dati di tracciamento possono essere utilizzati per individuare la cronologia di qualsiasi risorsa, consentendo di indagare su eventuali problemi associati alla sua produzione o utilizzo. Può fornire informazioni aggiornate al minuto sullo stato corrente di un campione. Inoltre, il monitoraggio dei campioni in laboratorio può fornire il rilevamento in tempo reale dei colli di bottiglia nel flusso di lavoro. Un altro vantaggio della tecnologia di monitoraggio è la sua capacità di aiutare a massimizzare l’efficienza del flusso di lavoro. Ad esempio, la produttività dei singoli utenti può essere monitorata, se necessario, determinando quanti campioni vengono elaborate dall’utente e in quale periodo di tempo. I laboratori stanno sempre più cercando di migliorare i tempi di consegna, affrontando volumi di test crescenti con meno personale e casi e test sempre più complessi.
Le capacità e la complessità del software di monitoraggio influiscono sui risultati che è possibile ottenere. In sostanza, tutte le soluzioni di tracciamento offrono capacità di revisione, pubblicando eventi per ciascun campione, generando un tracciato di revisione  e consentendo successive analisi del flusso di lavoro. Soluzioni di tracciamento più sofisticate possono controllare (limitare) e/o favorire il flusso di lavoro. Ad esempio, il flusso di lavoro può essere controllato solo consentendo alle risorse di passare a un nuovo stato da un vecchio stato appropriato e nel contesto corretto. L’uso di protocolli basati su codice a barre (ovvero il numero di livelli che devono essere tagliati quando viene scannerizzato un codice a barre di un blocco di tessuto) può aiutare a guidare e standardizzare il flusso di lavoro. A questo proposito, lo stato di un campione (e forse dei campioni associati) può essere utilizzato per determinare la fase di processo successiva per tale risorsa, indipendentemente dalla cronologia delle risorse, generando elenchi di attività dinamiche che spostano il lavoro in avanti e identificano le risorse in tempo reale che stanno rimanendo indietro. Tuttavia, esiste un compromesso tra livelli più elevati di controllo e complessità: più le soluzioni di tracciamento cercano di controllare il flusso di lavoro, maggiore è la complessità necessaria per consentire agli utenti di gestire le eccezioni, che inevitabilmente affiorano nelle operazioni quotidiane di un laboratorio di istologia. Uno dei principali vantaggi di un sistema di localizzazione è la sua capacità di aiutare a eliminare gli errori di etichettatura e mantenere la sicurezza ottimale del paziente, riducendo così la responsabilità medico-legale. Errori dovuti a errata identificazione in laboratorio possono provocare un evento avverso che provoca gravi danni al paziente (ad esempio un evento sentinella). Gli studi hanno dimostrato che fino allo 0,7% dei campioni presenta problemi relativi all’identificazione dei campioni. Gli errori di identificazione in laboratorio possono essere dovuti a errori pre-analitici (cioè senza etichetta), analitici (come scambiare blocchi di tessuto o vetrini) o post-analitici (cioè inviati in modo errato).

Uno studio Q-Probes nel 2011 che ha coinvolto 136 istituti ha fornito informazioni su un totale di 1811 occorrenze di etichettatura, dimostrando che le percentuali di etichettatura globale erano 1,1 per 1000 casi (1,0 campione, 1,7 blocchi e 1,1 diapositive). I luoghi di lavoro in cui si sono verificati questi errori erano i seguenti: 21% prima dell’adesione, 12% all’adesione, 22% all’etichettatura dei blocchi, 10% durante il grossing e 30% al taglio dei tessuti. Questi tassi di errore non sono così sorprendenti, dato che è noto che l’etichetta errata è associata all’etichettatura manuale degli articoli, alla corrispondenza manuale degli articoli e al raggruppamento di attività. Per ovviare a questi problemi, i laboratori in precedenza includevano ulteriori passaggi che richiedevano tempo per garantire un’adeguata identificazione delle risorse, come l’uso di più identificatori e/o l’introduzione di molti punti di controllo ingombranti nel loro flusso di lavoro. Tuttavia, questi passaggi extra purtroppo spesso sono soggetti a errori e possono verificarsi “soluzioni” quando i problemi non vengono risolti. L’implementazione di una soluzione di tracciamento per supportare la standardizzazione dei processi di lavoro nel laboratorio AP ha dimostrato di poter risolvere tali problemi. Ad esempio, presso l’Henry Ford Hospital di Detroit, nel Michigan, i patologi hanno riportato una riduzione del 62% nella percentuale complessiva di casi di errori di identificazione, una riduzione del 92% dei difetti di identificazione della diapositiva e un aumento del 125% della produttività tecnica nelle loro postazioni di microtomia dopo l’introduzione dei codici a barre. Successi simili attribuiti all’implementazione di codici a barre nel laboratorio AP sono stati segnalati in altre istituzioni tra cui il Medical Center dell’Università di Pittsburgh a Pittsburgh, in Pennsylvania, 20 e la Yale University School of Medicine di New Haven, Connecticut Altre potenziali ragioni per un laboratorio per implementare un sistema di localizzazione può includere una migliore logistica (ovvero una migliore gestione dell’inventario, come i reagenti) o garantire la catena di custodia (ovvero per i laboratori forensi). La scansione dei campioni non è solo più semplice e più accurata dell’immissione manuale del testo, ma consente di acquisire automaticamente i dati con un direttamente nel LIS, queste metriche possono essere analizzate come parte di un programma di gestione della qualità.
L’implementazione di una soluzione di monitoraggio sta diventando una pratica comune negli AP e nei laboratori di ricerca. Questi strumenti informatici consentono l’automazione, migliorano l’efficienza, facilitano la tracciabilità, standardizzano il flusso di lavoro e migliorano la sicurezza dei pazienti.
Per i laboratori di patologia anche un solo evento sentinella, in cui un errore di etichettatura potrebbe tradursi in una diagnosi di cancro falsamente positivo, è un prezzo troppo alto da pagare. In termini pratici, alcuni vantaggi di una soluzione di tracciamento sono elencati qui di seguito: le diapositive escono prima; c’è un’eliminazione quasi completa dei log in istologia; il lavoro su carta può essere eliminato; c’è una marcata riduzione degli errori di etichettatura; ci sono meno ”discussioni” tra il personale della sala di dissezione e il personale di istologia; il personale di istologia si sente più “hi-tech”. Ci sono anche risparmi diretti (cioè riduzione delle ore di straordinario) e indiretti (cioè il personale trascorre meno tempo a cercare ciò che si è perso e gestione scartoffie). È importante ricordare che i sistemi di localizzazione tengono traccia dei codici a barre, non dei campioni stessi. È fondamentale che siano predisposte procedure e processi adeguati a garantire che vengano utilizzati i codici a barre corretti e che siano associati a ciò che devono rappresentare. Nessun codice a barre o sistema di tracciamento può impedire la lateralità del campione o errori di identificazione del contenuto del campione.

Un’etichetta con un codice a barre potrebbe essere ancora fissata al modulo di richiesta errato o al contenitore errato. Inoltre, i metodi di identificazione del codice a barre non sono sicuri. Gli investigatori hanno dimostrato che in precedenza si erano verificati errori di identificazione a causa di imperfezioni del codice a barre, incapacità di controllare i requisiti di risoluzione dello scanner di codici a barre e un orientamento non ottimale del codice a barre stampato. L’implementazione della tracciabilità dei campioni può essere logicamente suddivisa in 3 settori tecnici: metodologia, tecnologia e, soprattutto, ma trascurata, la cultura di laboratorio. Le persone e non la tecnologia o i dispositivi sono di solito la forza trainante della qualità. È possibile che siano disponibili varie soluzioni di tracciamento, non tutte uguali. I laboratori dovrebbero scegliere una soluzione di tracciamento che non li blocchi; ad esempio, i loro codici a barre dovrebbero funzionare con dispositivi futuri che potrebbero voler acquisire. L’implementazione non è semplice come acquistare hardware e o software e installarlo. I costi associati e le pratiche nascoste devono essere considerati.

Inoltre, la preparazione analizzando e standardizzando il flusso di lavoro è cruciale. La variabilità del flusso di lavoro interrompe l’associazione tra stato e posizione, annullando il sistema di tracciamento. Pertanto, un attento esame del flusso di lavoro con l’eliminazione della variabilità inappropriata può migliorare significativamente il successo di una soluzione di tracciamento. Mentre il controllo del 90% può essere ottenuto relativamente facilmente, il controllo del 100% è molto più difficile da realizzare. Uno dei principali inconvenienti al momento è che un codice a barre universale per supportare l’interoperabilità in laboratorio non è disponibile sul mercato. Sono previsti ulteriori progressi in questo campo, con una migliore collaborazione tra i fornitori e soluzioni di tracciamento da iniziare al momento dell’approvvigionamento dei campioni. Infine, è necessaria ulteriore letteratura per ascoltare da diversi laboratori le loro implementazioni di tracciamento, benefici e battute d’arresto.

Tracking in Anatomic Pathology Liron Pantanowitz, MD; Alexander C. Mackinnon Jr, MD, PhD; John H. Sinard, MD, PhD Arch Pathol Lab Med — Vol 137, dicembre 2013